我要如何滿足客戶的需要-開始制定規格，確認規格

內容: 今天要分享的是，如何將網站系統需求與功能寫成規格文件，也就是寫成技術人員、工程師、開發商、看得懂的文件。
我相信很多系統企劃和業務一定會遇到，到底要如何將客戶的系統需求寫出來。
寫出來的文件，工程師看得懂嗎？這樣的東西有辦法估價嗎？工時該如何評估？
其實，像這樣的規格文件沒有什麼業界的標準規格，只要寫出來的東西好理解、好評估、好溝通就可以了
因為每家公司的規格不一樣，所以，以下就以我自己的經驗和大家分享。

1.讓一切的需求回歸原點 – 流程圖的運用
在製作流程圖前，我先來說說之前常常感到困擾的問題
如何撰寫產品文件？有沒有格式可以參考？
如何畫流程圖？什麼時候畫？
有使用過流程圖這類工具的朋友們應該都有這相關的經驗，在我們接收了客戶所有的網頁設計需求後，我們在整理規格表的時候，往往都會覺得資料很多，但是總是不曉得該如何著手製作，在這個時候，我最喜歡做的事情就是開始網頁設計流程圖的製作，將客戶的各個重點呈現在圖表中，經過了這些整理，其實會很輕鬆地掌握客戶的每一個需求，一方面也可以讓自己重新檢視，客戶的需求，每一個功能環節，是否都有被確認到。
這讓我想到之前公司有一個大型商城的製作案，客戶也是提出很多的資料及需求，在這個專案中，同時需要做到大型商城的購物功能，又要有完整的客戶管理系統、行銷系統、SEO關鍵字…等等的需求，在當初我就是循著這個模式來建立起客戶的規格表，這樣才有辦法將客戶的需求轉化為規格，跟客戶確認需求及功能時，才有辦法節省彼此的時間與誤差。

2.如何讓工程師及客戶看懂規格表
在之前我在整理文件的時候，最擔心的幾個點
工程師不看文件，東西不按照規格做，怎麼辦？
文件發出去都沒有回應或回饋，怎麼辦？
文件好像都只有我在看，怎麼辦！
在這階段的我們，最常執行的工作主要是將我們整理出的流程圖轉化為規格表，但是要同時讓客戶及工程師了解，同樣的文件能夠同時滿足他們嗎？
其實結論是「不行的」。
因為客戶在乎的是文件內容是否符合需求，報價是否在自己的期待值內。
而工程師在乎的是重點整理，大多數的工程師都不喜歡看繁瑣的文件，他們喜歡看得往往就是將繁複的功能轉化為淺顯易懂的文字，甚至希望只要一個字就可以說完全部的功能。
在這裡，我們會整理一份簡易的規格表及UI介面圖，圖像永遠比文字表達得更清楚，討論時可以溝通細節，實作時確保所有人認知一致，附上流程圖是基礎中的基礎，就算只是手畫的都好！

再來就是「報價內容」，報價是一個很有趣又重要的環節，我通常是在估價前，會以工時成本當估價基礎，工時成本包含了水電、薪水、房租、勞健保等，取3500元為基本底數是比較合理的數字。
所以，不管是工程師還是設計師，一天的工時成本就是3000元(因為每間公司的工時成本不一樣，可自行精算增減)。

我會把系統切成三個部分，分別為網站系統設計、切版處理、程式製作來進行估價，以下是我估算的方式。

系統設計：依據程式規格表和網頁設計架構圖來計算總共會有幾個頁面，如果網頁系統總共有15頁，會再增加3~4頁當預備，因此製作的頁面會有19頁。我會去和設計師討論15個頁面須要花多久時間，自己也會評估19頁設計師要做多久時間，另外有沒有需要商業攝影，這些時程又須要花多少時間？通常網頁設計首頁視覺定稿和來回修改確認是最花時間的，設計師說要12天，以我的經驗來判斷應該要19天整個版面才會完成，再加上1~2天要整理圖層，最後總計是21個工作天。

切版處理：切版的部分要特別注意，設計師會把所有頁面的對位圖都做完，但有些頁面是重複的，在估算上我會扣掉，因此需要切版的頁面有14頁。這部分的工作天數就以切版設計師的評估為主就可以了，總計是10個工作天。

程式製作：這部分會比較花時間，我會和工程師討論功能，因為有些是前台的動態效果，有些是後端程式邏輯的問題，需要的處理時間不一樣。像是前台的動態效果，我會找已經有系統做到的或是類似的，因為只要有人做出來，工程師基本上都可以順利完成。
在評估的過程中工程師會參考程式規格表和網站系統架構圖，要加速工程師的評估時間和之後的製作時間，最好就是有參考系統可以供工程師來進行至製作時的參考。
工程師回報的工作天是25天，我自己會再加上5天的緩衝期，最後總計是30個工作天。
當然這個預估主要是來自我們公司內部的團隊，所進行預估的時間，每個公司或是專案不同，皆會有不同的時間預估，所以這並沒有一定的規則，單純就是看團隊的實力及對團隊的熟悉度而定。

◎總製作天數為
21(系統設計) + 10(切版處理) + 30(程式套版) = 61 個工作天數。

◎製作成本為
61(天數) x 3500(工時成本) = 213,500 元 。

◎報價為
213,500 x 1.6(利潤可自行調整) = 341,600 元 。

◎含稅價為
341,600 x 1.05(稅) = 358,680 元。

上述的三個階段也是一般網站系統製作的流程，我們經過這樣的評估方式可以得到總工作天數、製作成本和報價。
這是我自己常用的評估方式，不見得適用於每間公司，但可以確定的是身為系統企劃或PM，建立自己的估價基準是很重要的。